Puede que pienses que no tienes tiempo para la organización de la oficina, pero si realmente supieras el tiempo que te cuesta la desorganización, lo reconsiderarías.
Reorganizar y mover pilas de vez en cuando no cuenta. Tampoco lo hace despejar el escritorio, si se pasa el desorden a una papelera, o a un cajón del escritorio.
Un espacio de oficina relativamente limpio y ordenado despeja el camino hacia una mayor productividad y una menor pérdida de tiempo.
Organizar tus muebles de oficina no tiene por qué llevarte días, puede hacerse poco a poco. De hecho, mantener una oficina organizada es mucho más eficaz si lo tratas como un proyecto continuo, en lugar de un asalto masivo.
Así que, si estás listo para empezar, los siguientes consejos de organización te ayudarán a transformar tu oficina en un espacio de trabajo eficiente.
- Purga tu oficina
Despeja, vacía, tritura, deshazte de todo lo que no necesites o quieras. Mira a tu alrededor. ¿Qué es lo que no usas desde hace tiempo?
Hazlo de una en una. Si no funciona, mándalo a reparar o tíralo. Si no lo has usado en meses y no puedes pensar en cuándo lo vas a necesitar realmente, tíralo. Esto se aplica a los muebles, el equipo, los suministros, etc.
No te olvides de las chucherías, las plantas (reales o artificiales) y los adornos: si están cubiertos de polvo y hacen que tu oficina tenga un aspecto descuidado, están en juego.
- Recoge y redistribuye
Recoge todos los objetos que no estén en su sitio y colócalos donde corresponda.
- Establece “zonas” de trabajo
Decide qué tipo de actividad se realiza en cada zona y donde van tus muebles de oficina. Probablemente tendrás una zona de trabajo principal (probablemente tu escritorio), una zona de referencia (archivador, estanterías, carpetas) y una zona de suministros (armario, estanterías o cajones).
Coloca el equipo y los suministros apropiados en la zona adecuada en la medida de lo posible.
- Proximidad
Coloque el equipo y los suministros que más utiliza al alcance de la mano. Las cosas que rara vez utiliza pueden ser almacenadas o guardadas.
- Consiga una buena etiquetadora
Elija una etiquetadora que sea fácil de usar. Tómese el tiempo necesario para etiquetar las estanterías, los cubos y las cestas de los cajones. No sólo te recordará dónde van las cosas, sino que también ayudará a otras personas que puedan tener la necesidad de encontrar, usar o guardar algo en tu espacio de trabajo.
- Revisa tu sistema de archivo
A medida que nos adentramos en la era digital, la necesidad de almacenar archivos en papel ha disminuido.
¿Qué puede almacenar digitalmente? ¿Está duplicando archivos? Tal vez pueda eliminar algunos de los archivos y carpetas que ha utilizado en el pasado. Si almacena archivos en su ordenador, asegúrese de hacer copias de seguridad periódicas.
Aquí tienes algunas ideas de almacenamiento para crear un sistema de archivo sin problemas:
- Crea una carpeta de reuniones: pon ahí todos los “temas a tratar” junto con los elementos que hay que entregar, los informes que hay que dar, etc. Te ayudará a estar preparado para las reuniones y te ahorrará estrés en caso de que una reunión se adelante.
- Crea una carpeta WOR – Gran parte de nuestros papeles desordenados son cosas que están en espera hasta que alguien responda o actúe. Guárdalos en una carpeta WOR (Waiting on Response). Revísala cada pocos días para ver si hay acciones pendientes a las que tengas que dar seguimiento.
- Cajas de almacenaje – Utiliza cajas de almacenaje baratas para guardar los archivos y sacarlos de tu espacio actual.
- Cajas de revistas – Utilice cajas de revistas o carpetas para guardar las revistas y los catálogos que realmente quiera almacenar. Asegúrese de que realmente las necesita para referencia o investigación, de lo contrario, recíclelas o regálelas de lo contrario es muy probable que terminen encima de tus muebles de oficina.
- Carpeta de lectura – Designa un archivo para los artículos y documentos impresos que quieras leer y que no sean urgentes.
- Carpetas de archivo – Cuando un proyecto esté terminado, reúne todo el material y archívalo. Mantén tus “carpetas de trabajo” para los proyectos en curso.
- Archiva semanalmente – No dejes que tu archivo se acumule. Coloca tus papeles en una carpeta “Para archivar” y archiva todo una vez a la semana.